1.1 Alcance
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales aplica para todas las bases de datos personales que maneje la compañía, incluidas las bases de datos físicas y digitales, y todas las áreas de la organización.
1.2 Normatividad Aplicable
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales está sujeta a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
2. DEFINICIONES
2.1 Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2.2 Base de Datos
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
2.3 Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: Información que no sea semiprivada, privada o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
- Dato semiprivado: Información que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
- Dato privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
- Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
2.4 Encargado del tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
2.5 Responsable del tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
2.6 Responsable de administrar las bases de datos
Persona designada por la compañía para coordinar y controlar el uso y tratamiento de las bases de datos personales.
2.7 Oficial de protección de Datos
Persona designada por la compañía para velar por el cumplimiento de las normas de protección de datos personales.
2.8 Titular
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
2.9 Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.10 Aviso de privacidad
Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales.
2.11 Transferencia
El envío de datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento.
2.12 Transmisión
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
3.1 Principio de Legalidad
El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
3.2 Principio de Finalidad
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
3.3 Principio de Libertad
El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
3.4 Principio de Veracidad o Calidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
3.5 Principio de transparencia
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
3.6 Principio de Acceso y Circulación Restringida
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
3.7 Principio de Seguridad
La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la ley, se deberá proteger mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3.8 Principio de Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
4. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la compañía requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. La compañía en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
La autorización del titular se obtendrá mediante diferentes medios, entre ellos: (i) de forma escrita, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio será asimilado a una conducta inequívoca.
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La compañía como responsable del tratamiento de datos personales, cumple con las obligaciones que la ley establece, entre ellas:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política y en la ley.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
El tratamiento de los datos personales por parte de la compañía se realiza para las siguientes finalidades:
a. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, empleados y trabajadores.
b. Proveer los servicios y/o productos requeridos por sus usuarios.
c. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
d. Evaluar la calidad del servicio.
e. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
f. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones comerciales o no comerciales con el fin de promover, invitar, dirigir, ejecutar, informar y en general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por la compañía y/o por terceras personas.
g. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
h. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
i. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de la compañía.
j. Los indicados en la autorización otorgada por el titular o descritos en el respectivo aviso de privacidad, según sea el caso.
k. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de la compañía ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
l. Permitir la participación de los titulares en actividades de mercadeo y promoción de la compañía, así como para realizar encuestas, estadísticas, estudios de mercado sobre hábitos de consumo.
El Anexo 2 PL-01 Finalidades de las Bases de Datos, contiene la información relativa a las distintas bases de datos responsabilidad de la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas para su tratamiento.
8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
La información suministrada por los clientes, proveedores, empleados y trabajadores permanecerá almacenada por el término necesario para la consecución de las finalidades para las cuales fueron recolectados.
9. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables y encargados del tratamiento.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
c. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realiza respetando el interés superior de los menores y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales. El tratamiento de estos datos se lleva a cabo siempre y cuando se cuente con la autorización de los padres o representantes legales del menor.
11. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Los deberes de la compañía como responsable del tratamiento de datos personales son:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política y en la ley.
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.}
l. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
12. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Si la compañía actúa como encargado del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
d. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política y en la ley.
f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
g. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente política y en la ley.
h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
13. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS
La compañía ha dispuesto los siguientes medios para la atención de requerimientos de los titulares de datos personales:
a. Correo electrónico: info@GoImportaciones.com b. Calle 10 sur 50 FF 28 Oficina 303, Medellín.
14. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR
14.1 Derecho de acceso o consulta
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez al mes y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de información.
14.2 Derechos de quejas y reclamos
El titular podrá presentar quejas y reclamos respecto del tratamiento de sus datos personales. El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañar los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14.3 Facultados para recibir información
Las personas que están facultadas para recibir información son el titular, sus causahabientes (con previa acreditación de esta calidad), el representante y/o apoderado del titular (previa acreditación de esta calidad), y las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
14.4 Verificación de la facultad para solicitar o recibir información
Antes de proceder con la entrega de información, la compañía verificará la facultad del solicitante para recibir o solicitar la información, asegurándose que la persona tenga los derechos o permisos necesarios.
15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La compañía implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
16. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
La compañía podrá realizar transferencia y transmisión de datos personales a terceros dentro y fuera del país, cumpliendo con las disposiciones legales aplicables. Para ello, la compañía garantizará que los terceros cumplan con las políticas y procedimientos establecidos por la compañía para el tratamiento de datos personales, así como con las disposiciones legales aplicables.
17. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación. Cualquier cambio sustancial en la política será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales a través de los canales habituales de comunicación.